Heb je een eerste selectie gemaakt van cateraars die passen bij wat jullie willen en het budget daarvan? Dan is de volgende stap het beleggen van een bespreking om een definitieve keuze uit de cateraars te kunnen maken. Daarna is het tijd om gerechten te gaan voorproeven en het menu vast te stellen.

Op de dag zelf

Vaak vergeten, maar is jullie partij de enige die de bruiloft cateraar op de dag zelf verzorgt of moet hij zijn aandacht over meer opdrachtgevers en partijen verdelen? En bij het laatste: welke garanties kan hij afgeven dat jullie partij niet ‘ondersneeuwt’ en je te maken krijgt met overbelaste medewerkers en partymanagers?

Bediening

Werkt de bruiloft cateraar met vast personeel of huurt hij mensen in? En bij het laatste, welke kwaliteit- en selectiecriteria legt hij daarbij aan? Hoe gaat het bedienend personeel gekleed en wordt dat op schoon en netjes gestreken gecontroleerd? Is er reservekleding?

Organisatie

Wie is tijdens de dag bij de cateraar verantwoordelijk voor een vlot verloop van de organisatie? Is deze partymanager er helemaal alleen voor jullie en is hij of zij de hele dag aanwezig, of moet hij zijn aandacht over meerdere partijen verdelen? Kun je hem of haar vooraf ontmoeten? Kun je op hem of haar terugvallen bij problemen en onverwachte gebeurtenissen?

Coördinatie

Zorgt de cateraar ook voor de coördinatie? Verwijst hij andere leveranciers? Bijvoorbeeld als de bloemist met de bloemen en bloemstukken arriveert? Als de muziek komt voorrijden en de spullen wil installeren en sound checken? Voelt hij zich medeverantwoordelijk voor de timing en het draaiboek als bijvoorbeeld de taart wordt aangesneden? Of als een speech wat langer duurt waardoor de bediening even met de warme gerechten of de ijstaart moet wachten? Is dat niet het geval, dan heb je een organisatieprobleem met als grote vraag wie je daarmee in hemelsnaam moet belasten.

Garanties

Tot slot: bouw garanties in. Of beter, vraag de cateraar welke garanties hij kan geven om bovengenoemde en andere problemen ter plekke vlot en soepel op te lossen zonder dat iedereen achter de schermen op tilt slaat. En laat tenslotte deze toezeggingen schriftelijk bevestigen.  Daarna is het een kwestie van vertrouwen, intuïtie en goede referenties die je moeten helpen om de cateraar van jullie keuze de opdracht te verlenen.

Marion van Zutphen